Mapeamento AS IS: entendendo a situação atual dos processos de negócio

 

 

 

Fundamental em todas as empresas, independentemente do porte ou do segmento, os processos de negócio estão na base das atividades diárias de qualquer organização. Mas qual é o conceito de processos em um contexto corporativo? Todas as empresas possuem processos? Qual o impacto negativo da falta de padronização dos processos? Quais são os resultados obtidos com o mapeamento, o redesenho e a padronização dos processos e das rotinas de trabalho?

Processo é, por definição, um conjunto de atividades estruturadas destinadas a cumprir um fim específico. Nas empresas, cada setor possui suas atividades típicas e, em uma perspectiva macro, estão alinhadas – ou deveriam estar – com o planejamento estratégico da empresa.

Toda empresa possui rotinas de trabalho. Os processos estão presentes desde o momento em que os colaboradores chegam na empresa até o momento em que deixam os seus postos de trabalho. A pergunta mais importante que deve ser feita agora é: na sua empresa, os processos são meramente intuitivos, ou seja, são executados no “automático”, ou são definidos racionalmente, utilizando metodologias como BPM e BPMN, a partir do levantamento completo de informações, objetivos e o que precisa ser feito por cada equipe?

Se os processos na sua empresa são executados no “automático”, provavelmente você está perdendo duas coisas muito importantes: tempo e dinheiro.

Um negócio que não possui processos bem definidos, que não tem rotinas de trabalho preestabelecidas, certamente perderá em produtividade, terá custos desnecessários e perderá tempo – o que significa, como sabemos, dinheiro.

 

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O mapeamento de processos organizacionais é uma importante ferramenta gerencial que fornece ao negócio uma visão clara sobre os seus processos e, consequentemente, revelam os erros que devem ser corrigidos nesses processos. O mapeamento e o redesenho de processos podem ser feitos para: identificar a situação atual dos processos (AS IS); definir onde se quer chegar com redesenho de processos (TO BE); e o que precisa ser feito para atingir esses objetivos (TO DO).

Hoje, nos dedicaremos ao AS IS, a etapa de levantamento de informações sobre o estado atual dos processos em uma empresa.

Em breve, traremos um texto completo sobre o TO BE e o TO DO.

 

 

Como o próprio termo em inglês indica, “as is” – em português, “como está” - é o mapeamento da situação atual dos processos e as rotinas organizacionais que estão em curso na empresa no momento da atuação da equipe de consultores. Por que essa etapa da modelagem de processo é tão importante?

A informação é o principal elemento para a tomada de decisão sobre possíveis melhorias em qualquer negócio. Sem elas, é impossível para a equipe de consultores entender onde estão as principais falhas e quais são os principais gargalos que serão solucionados nas próximas etapas do processo consultoria.

Abaixo, criamos um fluxograma que exemplifica um mapeamento na área comercial de uma empresa de serviços:

 

 

 

Por ser uma fase da consultoria de processos que tem como objetivo entender a situação atual, alguns dos objetivos principais do mapeamento AS IS, são:

• Identificar o fluxo atual dos processos;
• Identificar quais tarefas estão sendo realizadas e quanto tempo elas consomem de cada colaborador;
• Estabelecer indicadores que permitam balizar e metrificar o controle dos processos;
• Medir o grau de eficiência dos processos que estão sendo realizados;
• Reunir informações que permitam identificar gargalos e pontos fracos nos processos.

 

 

O mapeamento utiliza diversas ferramentas e uma metedologia definida. Destacamos aqui alguns dos pontos mais relevantes dessa fase. Vale destacar que o mapeamento de processos é um conjunto de atividades e procedimentos que permitem ter uma visão ampla da situação atual dos processos. Vejamos algumas das etapas: 

 

• DEFINIÇÃO DOS USUÁRIOS CHAVE

Antes de mais nada, é importante identificar quem são os indivíduos que têm controle sobre as atividades operacionais, isto é, as lideranças de cada área.  Ao fazer isso, é possível projetar quem serão as pessoas a conduzir a execução dos processos, assegurando que eles serão cumpridos por toda equipe. É importante destacar que a execução dos processos deve ser feita por cada colaborador, dentro das suas áreas de atuação.

 

• LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES

Após a definição dos usuários chave, a equipe de consultoria precisa ter acesso a informações como: a descrição das tarefas, o tempo de execução e quem executa; quais são os inputs (entradas) e outputs (saídas) de cada área; descrição de quem são todos os usuários envolvidos em cada processo; compreensão do caminho percorrido pelas informações em cada área e a sequência de atividades em cada uma.

 

• REALIZAÇÃO DE ENTREVISTAS

Para que as informações possam ser levantadas, a realização de entrevistas com os membros de cada equipe é uma parte fundamental para o mapeamento de processos.

Nas entrevistas, os consultores têm o objetivo de entender do ponto de vista dos próprios envolvidos no processo, como eles desempenham suas atividades, quanto tempo eles levam para desenvolvê-las, entre outras informações essenciais para o mapeamento.

 

 

Ao mapear processos de negócio, a equipe de consultoria é capaz de, entre outras soluções:

• Identificar os gargalos de cada departamento;
• Identificar quem são os responsáveis por cada uma das etapas de produção, de cada atividade ou processo;
• Com a identificação dos inputs e outputs, criar uma previsão de custos para cada departamento;
• Investigar onde os colaboradores perdem tempo na execução de atividades e por quê;
• Redução de custos;
• Aumento de produtividade;
• Evitar o retrabalho.

 

 

A equipe de consultores da LB2 é multidisciplinar. A gestão de processos e operações não se restringe aos processos financeiros, logísticos ou administrativos.

A atuação da equipe pode incluir: análise da saúde financeira do cliente; a adequação da empresa às normas ambientais vigentes; a seleção de um software de gestão de integrada (ERP), que frequentemente se revela um dos pontos fracos nos processos internos de um negócio, entre outras soluções a partir do levantamento de processos.

Por isso, nossa equipe é composta, entre outros profissionais, por: engenheiro de produção, engenheira ambiental, engenheiro do trabalho, economista, engenheiro civil etc.

 

 

 

FIQUE ATENTO: a falta de processos e rotinas de trabalho é um dos principais fatores que impactam na produtividade e nos custos de uma empresa.

Geralmente, como os processos surgem espontaneamente ao longo do dia a dia de uma empresa, pode-se ter a falsa ilusão de que porque um processo sempre foi feito de um determinado modo, ele não precisa ser mudado.

A resistência para a implantação de novos processos é um obstáculo comum na reformulação de processos de negócio. O objetivo da consultoria de processos não é desconsiderar a história dos colaboradores e os papéis centrais que eles possuem dentro da organização. O objetivo é potencializar os resultados obtidos pela empresa através da padronização de processos e rotinas.

 

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