Gestão por indicadores: a importância dos processos e da tecnologia

O QUE É A GESTÃO POR INDICADORES?

A gestão por indicadores é um método de monitoramento do desempenho de um negócio que permite mensurar os resultados da operação, viabilizando a adoção de estratégias para ações de melhoria e a verificação se o planejamento previamente estabelecido está sendo cumprido.

Além de possuir indicadores, é preciso realizar uma gestão desses indicadores, isto é, saber interpretá-los e mantê-los abastecidos com as informações que serão usadas para avaliá-los. 

Os indicadores apresentam números tangíveis e reais. Portanto, gerir esses dados é uma atividade puramente objetiva. Isso é uma vantagem bastante relevante da gestão por indicadores, pois é possível saber, em números, qual a real situação do setor analisado e ter uma visão macro das metas a serem cumpridas. 

COMO IMPLANTAR A GESTÃO POR INDICADORES?

 

1. DEFINA OS INDICADORES (KPIs)

Para a definição de indicadores, é imprescindível que as estratégias do negócio estejam alinhadas com essa escolha. Os indicadores precisam ser estabelecidos em consonância com o planejamento estratégico.

Os indicadores (KPIs – Key Performance Indicator) apontam a situação real dos resultados frente ao planejamento estratégico. Por isso, é fundamental que eles sejam definidos a partir de uma macrovisão da estratégia de negócio adotada na empresa.  

Para cumprir seu objetivo, os indicadores devem ser estabelecidos em diferentes graus de importância e definidos também quem serão os membros da equipe responsáveis por cada um deles, além de estabelecer metas individuais de cada um dos gestores envolvidos. 

2. ESCOLHA UM SOFTWARE

A pergunta agora é: como monitorar esses indicadores? Qual a melhor maneira de saber se os resultados estão alinhados com o planejamento estratégico? 

Os softwares são uma excelente ferramenta para isso. Eles são capazes de gerar relatórios com todas as informações, apresentando o cenário atual das atividades e em que fase elas estão. Ainda, essa apresentação deve ter uma interface que permita uma visualização clara das informações. Por isso, adotar um sistema com um dashboard claro e de fácil visualização, permite mapear com mais qualidade os resultados.

3. REALIZE REUNIÕES COM A EQUIPE

Definir as metas, os indicadores e escolher um software para realizar o monitoramento é primordial. No entanto, é preciso constância no monitoramento desses dados. 

Para isso, é preciso realizar com frequência reuniões com os membros da equipe e os gestores para que os números sejam apresentados conjuntamente e seja possível traçar ações para melhoria dos resultados e para o cumprimento das metas individuais e coletivas. 

ONDE ELES PODEM SER APLICADOS?

Por ter como base os números gerados por cada setor, a gestão por indicadores pode ser aplicada em qualquer área do negócio. 

Dois exemplos são: o setor financeiro e o setor comercial. 

Financeiro

Para estabelecer um controle do setor financeiro, é preciso ter em mãos algumas informações básicas sobre o setor, medindo a eficiência da atuação dele.
Alguns exemplos de indicadores financeiros são:

- Receita bruta;
- Receita líquida;
- Custo variável;
- Lucro bruto;
- Inadimplência;
- Saldo nas contas correntes.

Comercial

O objetivo da gestão no setor comercial é mensurar o desempenho de cada vendedor, verificar quais leads são qualificadas, a expectativa de fechamento, entre outros dados. 

São exemplos de indicadores comerciais:
- Negócios fechados;
- Negócios prospectados;
- Comissionamentos;
- Produtos ou serviços mais vendidos;
- Comparativo de resultados entre meses, trimestres ou anos;
- Negócios fechados;
- Negócios prospectados;
- Comissionamentos.

O QUE A LB2 PODE OFERECER PARA A GESTÃO POR INDICADORES?

O primeiro passo antes de adotar esse método é ter processos de negócio bem definidos. O que isso significa?
A consultoria em Gestão de Processos e Operações da LB2 mapeia o negócio, identifica os eventuais problemas da operação e apresenta alternativas para reduzir custos, aumentar a produtividade, criar rotinas de trabalho e evitar o retrabalho.

Qual a relevância disso para a gestão por indicadores?

Ter processos bem definidos permite estabelecer uma hierarquia das informações que devem ser monitoradas primeiro, quais são as prioridades, representar uma mudança de olhar para os indicadores. Talvez, concentrar-se apenas em quanto está faturando, sem se atentar ao quanto de dinheiro o negócio está perdendo, pode ser um erro que custará caro. 

Qual o papel da tecnologia nesse desafio?

Além de ter processos mapeados, desenhados e estruturados, ter uma infraestrutura de tecnologia é decisivo para conseguir manter o controle e o monitoramento dos indicadores. 

A forma como as informações são coletadas, armazenadas, de que modo os setores se comunicam entre si, os softwares que podem ser utilizados por cada tipo de segmento, tudo isso está intimamente ligado à estrutura de TI e o tipo de tecnologia que um negócio adota. 

Por isso, antes de implantar uma gestão por indicadores, é crucial ter processos bem definidos, saber quais dados são mais relevantes e possuir uma estrutura de tecnologia que atenda com qualidade as necessidades do negócio.